企業の事業継続を止めない！総務担当者必見のオフィスBCP対策実践ガイド

近年、大規模な地震や水害、そしてパンデミックなど、企業の事業活動を脅かす予測困難な事態が頻発しています。あなたも「もし明日、本社オフィスが出社不能になったら…」と考え、漠然とした不安を感じたことはありませんか？本記事では、そんな総務・経営層の皆様が抱える課題に対し、今すぐ取り組める具体的なオフィスBCP対策を、分かりやすく解説します。

なぜ今、オフィスにおけるBCP対策が重要なのか？

「BCP（事業継続計画）」という言葉は、多くのビジネスパーソンにとって馴染み深いものになりました。しかし、その重要性を自社の状況に合わせて具体化できている企業は、まだ少ないのが現状です。BCPとは、単なる防災計画ではなく、有事の際に「重要事業を中断させない、または可能な限り短い期間で復旧させる」ための経営戦略そのものです。

対策を怠った場合のリスクは、単に「オフィスが使えない」という物理的な問題にとどまりません。事業停止による直接的な売上損失はもちろん、顧客からの信頼失墜、サプライチェーンへの影響、そして何よりも従業員の安全確保が困難になるなど、企業存続に関わる多岐にわたるダメージが想定されます。

内閣府の「事業継続ガイドライン」^※1でも、企業がBCPに取り組むことは、従業員や顧客、地域社会に対する社会的責任を果たす上で不可欠であるとされています。オフィスにおけるBCP対策は、万が一に備える「保険」であると同時に、企業の信頼性と競争力を高める「未来への投資」でもあるのです。

オフィスBCPで押さえるべき3つの視点

「BCP対策」と聞くと、どこから手をつけていいか分からず、壮大な計画に感じてしまうかもしれません。しかし、オフィスにおけるBCPは、大きく3つのシンプルな視点に分解して考えることで、ぐっと取り組みやすくなります。

ハード（場所・設備）

これは、オフィスという「器」そのものの強靭性に関わる部分です。地震で倒壊しないか、浸水のリスクはないか、停電しても業務を続けられるか、といった物理的な安全性を指します。具体的には、建物の耐震性能や立地、非常用電源の有無などが挙げられます。

ソフト（人・体制）

これは、オフィスという「器」の中で働く「人」と、その動き方を定める「ルール」に関わる部分です。災害時に誰が何を判断するのか、従業員の安否をどう確認するのか、在宅勤務への切り替えはスムーズに行えるか、といった運用体制やルールづくりを指します。

コミュニケーション（情報伝達）

これは、有事の際に「ハード」と「ソフト」を機能させるための神経網とも言える部分です。従業員への指示、取引先への状況説明、顧客へのアナウンスなど、内外のステークホルダーとの情報伝達手段をいかに確保しておくか、という視点です。

この3つの視点をバランス良く強化していくことが、実効性のあるオフィスBCPの鍵となります。

【ハード編】事業継続性を高めるオフィスの物理的条件

事業の「器」であるオフィス選びは、BCPの根幹をなす重要な要素です。特にこれからオフィスの移転や新設を考えている担当者の方は、以下のチェックリストを参考に、災害に強い拠点選びを実践してみてください。

建物の構造と耐震性

まず最も基本的なのが、建物の耐震性能です。建築基準法は年々厳しくなっており、特に1981年に導入された「新耐震基準」を満たしているかは最低限のチェックポイントです。さらに、近年では「制震構造」や「免震構造」といった、より高い安全性を誇るビルも増えています。不動産デベロッパーやビル管理会社が公表している情報を必ず確認しましょう。

非常用電源と電力供給

大規模な災害時には、広範囲で停電が発生する可能性があります。その際に事業を継続できるかどうかは、非常用電源の有無にかかっています。多くのBCP対応ビルでは、非常用発電機を備えており、共用部だけでなく、テナント専用部にも数時間〜72時間程度の電力を供給できる場合があります。自社の事業継続に必要な電力量と供給時間を事前にシミュレーションし、ビルのスペックと比較検討することが重要です。

立地とハザードマップの確認

オフィス所在地の災害リスクを客観的に把握することも欠かせません。各自治体が公表しているハザードマップを活用し、洪水や津波による浸水想定区域、土砂災害警戒区域などに該当していないかを確認しましょう。特に、地下や1階にオフィスを構える場合は、浸水リスクへの対策が別途必要になるケースもあります。

帰宅困難者対策

災害発生後、交通機関が麻痺すると、多くの従業員が帰宅困難者となる可能性があります。東京都の帰宅困難者対策条例では、事業者に従業員の一斉帰宅抑制と3日分の備蓄を求めています。オフィスビル内に、一時的に待機できるスペースが確保されているか、またビル全体で備蓄倉庫を共有するようなサービスがあるかも、重要な選定ポイントです。

BCP対策が施されたオフィスは、従業員の安全を守るだけでなく、企業の事業継続性を高める強力な武器となります。

【ソフト編】コストを抑えて今すぐ始められるオフィス内対策

「BCP対応ビルへの移転はコスト的に難しい」という場合でも、現在のオフィスでコストを抑えつつ始められる「ソフト面」の対策は数多くあります。現在のオフィスでも、コストを抑えつつ、今すぐ始められる「ソフト面」の対策は数多く存在します。

オフィス家具の固定とレイアウトの見直し

オフィス内でまず取り組むべきは、従業員の身の安全を守るための環境整備です。特に地震発生時には、キャビネットやコピー機などの転倒・移動が、負傷や避難経路の妨げになる大きなリスクとなります。L字金具や突っ張り棒、転倒防止ベルトなどを活用し、背の高い什器は壁に固定することを徹底しましょう。また、避難経路となる通路には物を置かない、デスク周りは落下物の少ないレイアウトにするといった日頃の心がけも重要です。

防災備蓄品の見直しと管理

従業員が社内で数日間過ごすことを想定した備蓄は、BCPの基本です。中小企業庁のガイドライン^※2でも、最低3日分、推奨1週間分の備蓄が奨励されています。

【基本備蓄品リスト】

• 水: 1人あたり1日3リットル × 3日分
• 食料: アルファ米、乾パン、缶詰など、調理不要で長期保存可能なもの
• 簡易トイレ・トイレットペーパー: 断水時に必須
• 衛生用品: マスク、消毒液、ウェットティッシュ、生理用品
• 救急用品: 絆創膏、包帯、常備薬
• 情報収集ツール: 携帯ラジオ、予備電池、モバイルバッテリー
• その他: ヘルメット、軍手、懐中電灯、毛布

これらの備蓄品は、ただ倉庫に保管するだけでなく、定期的に消費期限をチェックし、入れ替える「ローリングストック法」を導入することで、管理の負担を軽減できます。

データのバックアップとクラウド化

事業継続において、物理的なオフィスと同じくらい重要なのが「情報資産」です。サーバーやPCが破損・紛失すれば、顧客情報や業務データが失われ、事業再開は困難を極めます。重要なデータは、物理的に離れたデータセンターにバックアップを取る、あるいは積極的にクラウドサービスを活用することで、どこからでもアクセス可能な状態にしておくことが、現代のBCPでは不可欠です。

【費用編】BCP対策のコスト感と活用できる補助金

BCP対策を進める上で、多くの担当者が直面するのが「費用」の問題です。しかし、すべての対策に莫大なコストがかかるわけではありません。ここでは、主要な対策の費用目安と、中小企業が活用できる可能性のある公的支援について解説します。

主要対策の費用目安

具体的な費用は、企業の規模や選択する製品・サービスによって大きく変動しますが、ここでは従業員30名規模のオフィスを想定した一般的な目安をご紹介します。

対策項目	費用の種類	費用目安	備考
安否確認システム	初期費用	0円～100,000円	クラウド型サービスの場合、初期費用無料のプランも多い。
	月額費用	8,000円～30,000円	従業員数に応じた従量課金制が一般的。
防災備蓄品	購入費用	150,000円～300,000円	1人あたり3日分を5,000円～10,000円で想定した場合。
オフィス家具の固定	購入費用	30,000円～100,000円	転倒防止器具（突っ張り棒、L字金具等）の費用。自社で設置する場合。
データバックアップ	月額費用	10,000円～50,000円	クラウドストレージやバックアップサービスの費用。容量や機能による。

安否確認システムやデータバックアップは、月額数千円から始められるサービスも多く、スモールスタートが可能です。防災備蓄品は一度に揃えると大きな出費になりますが、優先順位の高いものから少しずつ揃えていく、あるいはリースサービスを利用するといった方法も検討できます。

中小企業が使える補助金・助成金制度

BCP対策に取り組む中小企業を支援するため、国や自治体は様々な制度を用意しています。これらを活用することで、コスト負担を大幅に軽減できる可能性があります。

代表的なのが、経済産業省が推進する「事業継続力強化計画」^※3の認定制度です。これは、中小企業が策定した防災・減災対策の計画を国が認定する制度で、認定を受けると以下のようなメリットがあります。

1. 税制優遇: 計画に基づき取得した特定の防災設備に対し、特別償却16%の税制措置が適用されます。
2. 金融支援: 日本政策金融公庫による低利融資や、信用保証協会による保証枠の拡大など、資金調達面で優遇が受けられます。
3. 補助金の加点: 「ものづくり補助金」など、一部の補助金申請において加点措置が受けられ、採択されやすくなります。

「事業継続力強化計画」そのものへの直接的な補助金はありませんが、この認定が他の支援策への入り口となります。

また、各自治体が独自に防災設備の導入やBCP策定費用の一部を補助する制度を設けている場合があります。

これらの支援策を探すには、中小企業基盤整備機構が運営するポータルサイト「J-Net21」の支援情報ヘッドライン^※4を活用するのが便利です。自社の所在地や支援内容で検索し、活用できる制度がないか定期的に確認することをおすすめします。

【コミュニケーション編】有事を乗り切る情報伝達の仕組みづくり

災害発生の混乱時、従業員の安否を確認し、的確な指示を出すことができるか。この初動対応が、事業復旧のスピードを大きく左右します。

安否確認システムの導入

電話やメールは、災害直後には輻輳（ふくそう）し、繋がりにくくなることが予想されます。そこで有効なのが、従業員の安否状況を自動で集計・管理できる「安否確認システム」です。多くのシステムでは、震度5以上の地震が発生した際に、登録された従業員へ自動で安否確認メールを送信し、回答結果を管理者が一覧で確認できます。これにより、迅速な状況把握と、次のアクションプラン策定が可能になります。

複数の連絡手段の確保とルール策定

安否確認システムだけに頼るのではなく、代替となる連絡手段を複数確保しておくことも重要です。ビジネスチャットツール（Slack、Microsoft Teamsなど）、社内SNS、プライベートなSNSの連絡網など、複数のチャネルを準備し、「災害時にはまずこのツールで連絡を取り合う」というルールを事前に全社で共有しておきましょう。誰が、誰に、何を、どのツールで連絡するのかを明確に定めておくことが、混乱を防ぐ鍵です。

BCP強化の切り札！「分散オフィス」という新しい選択肢

ここまで、本社オフィスをいかに強化するかに焦点を当ててきました。しかし、BCP対策の新たな潮流として、「そもそも一つの場所に依存しない」という考え方が注目されています。それが「分散オフィス」です。

分散オフィスとは、本社機能の一部または全部を、地理的に離れた複数の拠点に文字通り「分散」させる戦略です。例えば、本社が東京にある企業が、大阪や福岡にサテライトオフィスを構えたり、従業員が自宅や近隣のコワーキングスペースで働ける体制を整えたりするケースがこれにあたります。

この戦略の最大のメリットは、本社オフィスが地震や水害、あるいはパンデミックによるロックダウンなどで機能不全に陥ったとしても、他の拠点で事業を継続できる点にあります。リスクを一つのかごに盛るのではなく、複数の拠点に分散させることで、企業全体のレジリエンスを大幅に向上させることができるのです。

さらに、分散オフィスはBCPだけでなく、従業員の働き方改革にも繋がります。通勤時間の削減、育児や介護との両立支援など、多様な働き方を許容することで、優秀な人材の確保や定着にも貢献します。災害時のバックアップ拠点としてだけでなく、平常時の生産性向上にも寄与する、まさに一石二鳥の戦略と言えるでしょう。

まとめ

本記事では、オフィスBCPを「ハード」「ソフト」「コミュニケーション」の3つの視点から解説しました。重要なのは、これらを一度きりの対策で終わらせず、訓練や見直しを通じて継続的に改善していくことです。まずは自社の現状を把握し、できることから一歩ずつ始めてみませんか。それが、未来の不測の事態から会社と従業員を守るための、確実な一歩となります。