オフィスの開設準備ガイド｜費用・手順・注意点をわかりやすく解説

オフィスの開設、事業の新たな門出です。期待が大きい一方、「何から手をつければ…」という不安になる一大プロジェクトではないでしょうか。この記事では、開設までの全手順から費用、失敗しないコツまで、開設に必要な基本情報を網羅的に解説します。ぜひオフィス開設準備の参考にしてください。

【まず確認】自社に合ったオフィスを選択する

オフィスの選択肢は多様化しています。事業のステージや働き方、予算に合わせて最適な「城」を選ぶことが、成功への第一歩です。従来の賃貸オフィスだけでなく、現代の多様な働き方に合わせた選択肢を比較検討してみましょう。

賃貸オフィス

一般的な選択肢で、自社専用の空間を確保できます。内装やレイアウトの自由度が高いことは大きな魅力です。一方で、敷金・礼金といった初期費用や内装工事費が高額になりがちです。また、入居までに数ヶ月単位の時間がかかることも少なくありません。

レンタルオフィス

家具やインターネット環境など、ビジネスに必要な設備があらかじめ整ったオフィスです。主なメリットは、賃貸オフィスに比べて初期費用を大幅に抑えられ、契約後すぐに事業を開始できるスピード感にあります。

コワーキングスペース

様々な企業のワーカーが共有のオープンスペースで仕事をする形態です。月額数万円から利用できる手軽さが魅力で、コミュニティを通じて新たなビジネスチャンスが生まれる可能性も秘めています。

バーチャルオフィス

物理的なワークスペースは持たず、事業用に必要な住所などをレンタルするサービスです。リモートワーク中心で、法人登記や郵便物の受け取りに必要な住所だけを確保したい場合に最適です。

fabbitは豊富なラインナップで多様な働き方をサポートしています。

• すぐに事業を始めたい、初期費用は抑えたい → fabbitのレンタルオフィス が最適です。
• 多様なプロフェッショナルと交流したい → fabbitのコワーキングスペース をご検討ください。
• コストを最小限に、まずは法人格を → fabbitのバーチャルオフィス がおすすめです。

オフィス開設の全手順 7ステップ徹底解説

オフィス開設は、計画から実行まで多くのタスクが伴います。ここでは、そのプロセスを7つのステップに分解し、時系列で「やるべきこと」と「注意点」を具体的に解説します。

ステップ1: 事業計画・コンセプト策定

まず、「何のためにオフィスが必要か」「どのような働き方を実現したいか」を明確にします。従業員数、事業内容、企業文化などを基に、必要な面積や立地、オフィスのコンセプトを固めましょう。

ステップ2: 物件探しと選定

コンセプトに基づき、物件を探します。不動産仲介会社に依頼するほか、レンタルオフィス一覧から気になる物件を探す方法もあります。内見時には、広さだけでなく、コンセントの位置や数、空調の効き、周辺環境なども細かくチェックしましょう。

気になる物件が見つかったら、お気軽に内見をご予約ください。

ステップ3: 契約・申し込み

物件が決まれば、契約手続きに進みます。賃貸オフィスの場合は、入居審査や重要事項説明を経て、賃貸借契約を締結します。この際、契約期間や解約条件、原状回復の範囲などを入念に確認しましょう。これらの条件は、後々の事業運営の柔軟性や退去時の経済的負担に大きく影響するためです。^※1

ステップ4: オフィスレイアウト・内装設計

契約と並行して、オフィスのレイアウト設計を進めます。どこに執務スペースを置き、どこに会議室を作るか。従業員の動線やコミュニケーションの活性化も考慮して設計することが、生産性の高いオフィス作りの鍵です。

ステップ5: 内装工事・インフラ整備

設計図が固まったら、内装工事に着手します。同時に、電話やインターネット回線、電気、ガス、水道などのインフラ整備も進めます。特にインターネット回線は、申し込みから開通まで1ヶ月以上かかる場合もあるため、早めの手配が肝心です。

ステップ6: オフィス家具・什器の選定と搬入

デスクや椅子、キャビネットなどのオフィス家具を選定し、搬入日を調整します。新品だけでなく、中古品やリースをうまく活用することで、コストを抑えることも可能です。

ステップ7: 各種届出・手続き

オフィスの開設に伴い、法務局、税務署、労働基準監督署など、様々な官公庁への届出が必要です。提出先や期限がそれぞれ異なるため、チェックリストを作成し、漏れなく対応しましょう。中でも、特に注意すべき届出として以下の3つが挙げられます。

• 法人設立届出書^※2： 法人設立後に税務署や都道府県税事務所などへ提出します。
• 労働保険関係成立届^※3： 従業員を一人でも雇用した場合に労働基準監督署へ提出します。
• 健康保険・厚生年金保険新規適用届^※4： 法人や特定の条件を満たす事業所が年金事務所へ提出します。

これらの手続きは非常に複雑で、提出漏れは後の事業運営に影響を及ぼす可能性もあります。本業に集中するためにも、税理士（税務関連）や社会保険労務士（労務関連）など、専門家への相談を積極的に検討しましょう。

【費用シミュレーション】オフィス開設にいくらかかる？費用の内訳と相場

オフィス開設で最も気になるのが費用ではないでしょうか。ここでは、具体的な費用の内訳と相場を解説します。

初期費用（イニシャルコスト）

オフィスを開設する際に一度だけかかる費用です。

• 物件取得費: 敷金・礼金・仲介手数料など。賃料の6ヶ月〜12ヶ月分が目安。
• 内装工事費: 坪単価10万円〜30万円が相場とされています。
• オフィス家具・什器費: 従業員一人あたり5万円〜15万円程度。
• インフラ工事費: 電話・LAN工事などで10万円〜。

例えば、 30坪のオフィスを都内で開設する場合、賃貸オフィスでは1,000万円以上の初期費用がかかることも珍しくありません。

月額費用（ランニングコスト）

毎月継続的にかかる費用です。

• 賃料: オフィスの維持費で最も大きな割合を占めます。
• 共益費: ビルの共用部分の維持管理費です。
• 水道光熱費: 電気、水道、ガスなどの費用。
• 通信費: インターネット回線や電話料金。

レンタルオフィスなら大幅にコスト削減

レンタルオフィスの場合、敷金・礼金が不要なケースが多く、内装工事も必要ありません。家具やインターネット環境も完備されているため、初期費用を1/10以下に抑えることも可能です。

コストを抑えてスピーディーに事業を始めたいあなたへ 初期費用や煩雑な手続きに悩んでいませんか？fabbitなら、あなたのビジネスをすぐにスタートできます。 

失敗しないための重要チェックリスト

最後に、見落としがちながらも非常に重要なチェックポイントをまとめました。

物件選び・契約

•  原状回復義務の範囲は明確か？
•  ビルの利用規則（利用時間、セキュリティ等）は確認したか？
•  将来の増員に対応できる広さか？

インフラ・設備

•  インターネット回線の速度や安定性は十分か？
•  コンセントの数と配置は適切か？
•  空調は部屋全体をカバーできるか？

法務・手続き

•  必要な行政手続きのリストと期限は把握したか？
•  消防法に準拠したレイアウトになっているか？
•  郵便物の転送手続きは済ませたか？

これらのチェックリストを活用し、後悔のないオフィス開設を実現してください。

まとめ

オフィス開設は複雑なプロジェクトですが、適切な手順と選択肢を理解すれば、スムーズな開設を実現できます。この記事が、あなたの新たな挑戦の一助となれば幸いです。もし具体的なオフィス探しでお困りなら、ぜひ一度fabbitにご相談ください。