オフィス移転の進め方ガイド｜基本を押さえる チェックリスト・費用・スケジュール

「来期のオフィス移転、担当よろしく」。ある日突然、そのようなミッションを与えられたら、「何から手をつければ…」という大きな不安を感じるかもしれません。オフィス移転は、関わる業者もタスクも多岐にわたる複雑なプロジェクトです。この記事で移転完了までの全手順を分かりやすく解説し、あなたの不安を解消します。

【全体像】オフィス移転はいつから始める？成功までのスケジュールと流れ

オフィス移転を成功させる鍵は「計画性」です。一般的に、移転の準備は完了予定日の半年前から1年前に開始するのが理想とされています。

ここでは、移転プロジェクトの全体像を5つのフェーズに分けて見ていきましょう。

フェーズ1：計画・準備（12ヶ月～6ヶ月前）

オフィス移転を成功させるためには、事前の企画・計画が最も重要です。この初期段階で移転の目的がブレてしまうと、後々の工程全てに影響が出てしまうため、慎重に基本方針を固めていきましょう。

• 移転目的の明確化：なぜ移転するのか？（人員増加、コスト削減、ブランディング向上など）を言語化し、関係者間で共有します。
• プロジェクトチームの発足：各部署からメンバーを選出し、責任者を決定します。
• 現状の把握と要件定義： 現在のオフィスの課題（広さ、立地、設備など）を洗い出し、新しいオフィスに求める条件を整理します。
• 概算予算の策定：後述する費用項目を参考に、大まかな予算を立てます。
• 旧オフィスの解約予告：多くのオフィスビルでは6ヶ月前の予告が必要ですが、賃貸借契約書を確認し、解約予告の時期^※1を把握しておきましょう。

フェーズ2：物件探しと業者選定（8ヶ月～5ヶ月前）

計画を経て、いよいよ具体的なアクションに移ります。信頼できるパートナーを見つけることが、このフェーズの成功を左右します。

• 移転コンサルティング会社・仲介会社の選定： 実績やサポート範囲を比較し、自社に合ったパートナーを選びます。
• 物件情報の収集と比較検討： 複数の候補物件をリストアップし、内覧を行います。
• レイアウト・内装業者の選定： 新オフィスのコンセプトを実現してくれるデザイン会社や工事業者を選定します。

フェーズ3：契約・設計（6ヶ月～4ヶ月前）

新しいオフィスの骨格が固まる時期です。法的な手続きや詳細な設計など、専門的な判断が求められます。

• 賃貸借契約書の締結： 契約内容を精査し、ビルオーナーと契約を結びます。
• 新オフィスのレイアウト・デザイン確定： 働きやすさやコミュニケーションの活性化を考慮し、詳細なレイアウトを決定します。
• インフラ（電気、LAN、電話）工事業者の選定・発注
• 引越し業者の選定・発注

フェーズ4：工事・諸手続き（4ヶ月～1ヶ月前）

新旧両方のオフィスで、具体的な作業と行政手続きが並行して進みます。タスクが輻輳するため、プロジェクト管理の腕の見せどころです。

• 内装・インフラ工事の着工と進捗管理
• 官公庁への届出：法務局、税務署、消防署など、必要な届出をリストアップし、漏れなく申請します。
• 各種住所変更手続き： 会社の登記情報、ウェブサイト、名刺、各種契約サービスの住所変更を行います。
• 取引先への移転挨拶状の準備・送付

フェーズ5：移転作業・入居（1ヶ月前～移転後）

いよいよ最終コーナーです。従業員を巻き込み、スムーズな引越しと業務再開を目指します。

• 社内への移転説明会の実施
• 引越し作業（荷造り、搬出・搬入）
• 旧オフィスの原状回復工事と明け渡し
• 移転後の業務フロー確認とトラブル対応

【ToDoリスト】抜け漏れを防ぐ オフィス移転タスクチェックリスト

前章でご紹介したスケジュールを、さらに具体的な「やることリスト」に落とし込みました。抜け漏れ防止のために、ぜひご活用ください。

計画・準備フェーズ

•  移転目的の明確化と共有
•  プロジェクトチームの発足と役割分担
•  現状オフィスの課題洗い出し
•  新オフィスの要件定義（立地、面積、設備など）
•  概算予算の策定
•  全体スケジュールの作成
•  現オフィスの賃貸借契約書確認
•  現オフィスの解約予告

物件探し・業者選定フェーズ

•  移転コンサルティング・仲介会社の選定
•  物件候補のリストアップと内覧
•  内装デザイン・工事業者の選定
•  引越し業者の選定
•  通信インフラ業者の選定

契約・設計フェーズ

•  新オフィスの賃貸借契約書締結
•  レイアウト・デザインの確定
•  内装・インフラ工事の見積もり取得と発注
•  引越し作業の見積もり取得と発注
•  購入・廃棄する什器リストの作成

工事・諸手続きフェーズ

•  内装・インフラ工事の進捗管理
• 【官公庁届出】
  • 法務局：本店移転登記申請^※2
  • 税務署：異動届出書^※3
  • 国税庁：給与支払事務所等の開設・移転・廃止届出書^※4
  • 都道府県税事務所・市町村役場：事業開始等申告書^※5
  • 労働基準監督署：労働保険関係成立届^※6
  • ハローワーク：雇用保険事業主事業所等変更届^※7
  • 年金事務所：健康保険・厚生年金保険適用事業所所在地変更届^※8
  • 消防署：防火対象物使用開始届出書^※9
  • 警察署：自動車保管場所証明申請（車庫証明）^※10
• 【各種住所変更】
  •  金融機関
  •  クレジットカード会社
  •  各種リース契約
  •  ウェブサイト、会社案内、名刺、封筒など
•  取引先へ移転の案内状送付

移転作業・入居フェーズ

•  社内への移転説明会
•  部署ごとの荷造り、ラベリング
•  廃棄物の処理
•  電話・インターネット回線の移転手続き
•  移転当日・翌日の作業計画作成
•  搬出・輸送・搬入の立ち会い
•  新オフィスでの荷解き、セッティング
•  旧オフィスの原状回復工事
•  旧オフィスの鍵返却・明け渡し

【費用】オフィス移転にかかる費用は？内訳と相場、コスト削減のコツ

オフィス移転は大きな投資です。経営層が最も気にするポイントの一つであり、担当者としては正確な費用感を把握し、コストコントロールに努める必要があります。ここでは、費用の全体像とコスト削減のヒントを探ります。

オフィス移転費用の主な内訳

移転費用は、大きく分けて「旧オフィスの退去費用」「新オフィスの入居費用」「その他費用」の3つに分類できます。

1. 旧オフィスの退去費用
   ・原状回復工事費： 入居時の状態に戻すための工事費用。坪単価で5万円～10万円程度が目安ですが、契約内容やオフィスの状態により変動します。
2. 新オフィスの入居費用
   ・物件取得費（敷金・礼金・仲介手数料など）： 最も大きな割合を占める費用。敷金は賃料の6ヶ月～12ヶ月分が相場です。
   ・内装デザイン・工事費： レイアウト設計や内装工事にかかる費用。一般的なオフィスで坪単価10万円～40万円程度が目安ですが、デザインに凝る場合はさらに高くなります。
   ・什器・備品購入費： デスク、椅子、キャビネットなどの購入費用。
   ・IT・通信インフラ工事費： LAN配線、電話設置、サーバー移設などにかかる費用。
3. その他費用
   ・引越し費用： 荷物の量や移動距離、作業員の数によって決まります。
   ・各種届出・手続き費用： 登記変更の際の司法書士報酬など。
   ・不用品廃棄費用： 古い什器などを廃棄するための費用。

コスト削減のための5つのヒント

賢くコストを削減し、移転の投資対効果を高めましょう。

1. スケジュールに余裕を持つ：短期間での移転は、業者選定の選択肢が狭まり、割高な費用になりがちです。相見積もりを取る時間を確保するためにも、早期の計画開始が重要です。
2. 居抜き物件を検討する：前のテナントの内装や設備をそのまま引き継げる「居抜き物件」は、内装工事費を大幅に削減できる可能性があります。
3. フリーレント交渉を行う：物件契約時に、一定期間の賃料が無料になる「フリーレント」を交渉することで、初期費用を抑えることができます。
4. 什器の再利用とリースを検討する：全てを新品にするのではなく、既存の什器をクリーニングして再利用したり、リースを活用したりすることで購入費用を削減できます。
5. 柔軟なオフィス形態を検討する：全員分の固定席を用意する従来のオフィスだけでなく、必要な分だけを契約する「レンタルオフィス」や「コワーキングスペース」の活用も有効な選択肢です。特に、ハイブリッドワークを導入する企業にとっては、コストの最適化と働きやすさを両立できる可能性があります。

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【業者選定】信頼できるパートナー選びのポイント

オフィス移転は、自社だけでは完結できません。多くの専門業者の協力があって初めて成功します。ここでは、信頼できるパートナーを見極めるためのポイントを解説します。

業者の種類と役割

まず、どのような専門家がいるのかを把握しましょう。

• オフィス仲介会社：物件探しをサポートしてくれます。
• 設計・デザイン会社：オフィスのコンセプト設計やレイアウトデザインを担当します。
• 内装工事業者：設計図をもとに、実際の工事を行います。
• 引越し業者：荷物の梱包から輸送、設置までを担当します。
• IT・通信インフラ業者：ネットワーク構築や電話設定などを行います。
• オフィスコンサルティング会社：上記全てをワンストップでサポートしてくれる総合的なパートナーです。

信頼できる業者を見極める7つのチェックポイント

1. 実績は豊富か：自社の規模や業種に近い企業の移転実績があるかを確認しましょう。
2. 専門性は高いか：オフィス移転を専門に扱っているか、または専門部署があるかは重要な指標です。
3. サポート範囲は明確か：どこからどこまでを対応してくれるのか、事前にしっかり確認しましょう。ワンストップで対応してくれる業者は、担当者の負担を大きく軽減します。
4. 提案力はあるか：こちらの要望をただ聞くだけでなく、より良くするための専門的な提案をしてくれるかは、良いパートナーを見極める重要なポイントです。
5. コミュニケーションは円滑か：レスポンスの速さや担当者の人柄など、プロジェクトを円滑に進める上でコミュニケーションの相性は非常に重要です。
6. 見積もりは適正か：複数の業者から相見積もりを取り、金額だけでなく、項目や内訳が詳細で明確であるかを確認しましょう。
7. アフターフォローは充実しているか：移転後に発生した不具合などにも迅速に対応してくれる体制があるかを確認しておくと安心です。

【新常識】移転を機に考える、新しいオフィスのあり方

オフィス移転は、単なる「場所の移動」ではありません。働き方を見直し、企業文化を醸成する絶好の機会です。最後に、移転を機に考えたい「新しいオフィスのあり方」について見ていきましょう。

ハイブリッドワークの浸透とオフィスの役割の変化

近年、オフィスワークとテレワークを柔軟に組み合わせる「ハイブリッドワーク」が急速に普及しました。この変化に伴い、オフィスの役割も変わりつつあります。 かつてオフィスが「仕事をする場所」のほぼ全てであったのに対し、これからのオフィスには「コミュニケーションとコラボレーションを促進する場所」としての役割がより強く求められます。一人で集中する作業は自宅で行い、チームでの議論や偶発的なアイデア創出のためにオフィスに集まる、といった使い分けです。

新しい働き方に合わせたオフィス形態

このようなオフィスの役割の変化に対応するため、様々なオフィス形態が登場しています。

• ABW（Activity Based Working）： 業務内容に合わせて、固定席ではなく、集中ブースやコラボレーションエリアなど、働く場所を自由に選べるワークスタイル。
  参考：ABWとは？フリーアドレスとの違いから導入メリット、成功のポイントまで徹底解説
• フリーアドレス： 固定席を設けず、従業員が空いている席を自由に利用するスタイル。
• サテライトオフィス： 本社の他に、郊外などに設置された小規模なオフィス。通勤時間の短縮に繋がります。
• シェアオフィス／コワーキングスペース： 複数の企業や個人が共有するオフィス。多様な人との交流が生まれる可能性があります。

移転を機に、自社にとって最適な働き方とは何かを議論し、それを実現するためのオフィス空間を設計してみてはいかがでしょうか。例えば、固定席の数を減らして賃料を抑え、その分、社員が集まりたくなるような質の高いコミュニケーションエリアに投資するという考え方も有効です。

まとめ

オフィス移転は、多くのタスクを伴う一大プロジェクトです。重要なのは、早期に準備を開始し、信頼できるパートナーを見つけること。そして、この機会を単なる引越しと捉えず、自社の働き方や未来をデザインするチャンスと考えることです。この記事が、あなたのオフィス移転プロジェクト成功の一助となれば幸いです。

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