オフィス増床の進め方｜コスト削減と業務効率化を実現する戦略

オフィスの増床を考え始めたとき、現在のオフィス内でやりくりする「内部増床」や、別のフロアやビルに新たなスペースを確保する「分室増床」など、様々な選択肢があります。しかし、それぞれにメリット・デメリットがあるため、「結局、自社にとってのベストな選択はどれだろう？」と悩むご担当者様も少なくありません。

本記事では、オフィス増床の基本からコストを抑えつつ業務効率を最大化する最新戦略まで、あなたの会社に最適な選択肢を見つけるための情報を解説します。

増床プロジェクトを任された総務・オフィスファシリティ担当者様は、ぜひ参考にしてください。

オフィス増床の種類とそれぞれのメリット・デメリット

この記事では主に4つの増床タイプを紹介し、それぞれのメリットとデメリットを詳しく見ていきましょう。

内部増床（同一ビル内での拡張）

内部増床とは、現在入居しているオフィスビル内で、隣の区画や別のフロアにスペースを借り増しする方法です。就業環境に大きな変化がないため、今回ご紹介する増床タイプの中では最もシンプルで従業員への負担が少ない選択肢と言えるでしょう。

• メリット:
  • 移転コストの抑制: 大規模な引越しが不要なため、コストを大幅に抑えられます。
  • 従業員の負担軽減: 通勤ルートが変わらず、現在のオフィス環境を維持できるため、従業員のストレスが少ないです。
  • 迅速な拡張: 空き区画があれば、比較的短期間でスペースを拡張できます。
• デメリット:
  • 空きがない可能性: タイミングよく同じビル内に適切な空きスペースがあるとは限りません。
  • レイアウトの制約: フロアが分かれる場合、一体感が損なわれ、コミュニケーションロスが発生する可能性があります。
  • 限定的な拡張性: 拡張できるスペースには限りがあり、将来さらなる人員増加が見込まれる場合は手狭になる可能性があります。

分室増床（別ロケーションへの拡張）

分室増床とは、現在のオフィス（本社）とは別の場所に、新たなオフィス（分室や支社）を構える方法です。特定の部門を独立させたり、新たなエリアに進出したりする場合に適しています。

• メリット:
  • 柔軟な立地選定: 本社の場所に縛られず、営業戦略や採用戦略に合わせて最適な立地を選べます。
  • 機能の専門化: 特定の機能（例：営業拠点、開発拠点）に特化したオフィス環境を構築できます。
  • BCP（事業継続計画）対策: 災害時などに本社機能が停止しても、分室で事業を継続できるリスク分散効果があります。
• デメリット:
  • コミュニケーションの課題: 物理的な距離が生まれるため、本社との連携が希薄になるリスクがあります。密な情報共有のためのツール導入や仕組み作りが不可欠です。
  • 管理コストの増加: 賃料や光熱費、通信費などが二重にかかり、管理部門の業務も煩雑になります。
  • 企業文化の希薄化: 拠点ごとに独自の文化が形成され、全社的な一体感が失われる可能性があります。

増床移転（全面的な移転を伴う拡張）

増床移転は、現在のオフィスを解約し、より広い新しいオフィスへ完全に移転する方法です。最も大掛かりな方法ですが、オフィス環境を根本から見直す絶好の機会となります。

• メリット:
  • 理想のオフィス環境の実現: レイアウトの制約がなく、企業理念や働き方に合わせた理想のオフィスをゼロから構築できます。
  • ブランディング効果: 新しく綺麗なオフィスは、企業のイメージアップや採用競争力の向上に繋がります。
  • 業務効率の抜本的改善: 部署の配置や動線を最適化し、組織全体の生産性向上を図れます。
• デメリット:
  • 高額なコスト: 移転費用、内装工事費、新しい什器の購入費、旧オフィスの原状回復費など、多額のコストが発生します。
  • 従業員への大きな負担: 全従業員の通勤に影響が出る可能性があり、移転プロジェクトに関わる担当者の負担も非常に大きくなります。
  • 長期的なプロジェクト: 物件探しから移転完了まで、半年から1年以上かかることも珍しくありません。

新しい選択肢：フレキシブルオフィスを活用した増床

近年、急速に注目を集めているのが、サービスオフィスやコワーキングスペースといった「フレキシブルオフィス」を活用する方法です。必要な時に必要な分だけスペースを契約できるため、変化に強い組織づくりに貢献します。

• メリット:
  • 圧倒的なスピードと柔軟性: 内装工事やインフラ整備が不要で、数週間から1か月程度で利用を開始できます。事業の状況に合わせて、契約期間や面積を柔軟に変更可能です。
  • 初期投資の大幅な削減: 敷金や礼金、内装工事費が不要なケースが多く、初期コストを劇的に抑えられます。
  • 充実した共用設備: 会議室やラウンジ、複合機などが完備されており、自社で全てを揃える必要がありません。
• デメリット:
  • カスタマイズ性の低さ: 個室内のレイアウト変更は可能でも、オフィス全体のデザインを自社のブランドイメージに合わせて作り込むことは難しい場合があります。
  • セキュリティへの配慮: 他の企業とスペースを共有するため、情報漏洩などに対するセキュリティ対策がより重要になります。
  • 長期利用におけるコストの損益分岐点: フレキシブルオフィスは初期投資を劇的に抑えられる一方、月額利用料は一般賃貸に比べて割高になる傾向があります。そのため、利用期間と規模によっては、総コストで逆転現象が起こる「損益分岐点」が存在します。例えば、従業員50名以上で、かつ5年以上の長期利用が事業計画で確定している場合、高額な初期投資をかけても一般賃貸の方が総コストを抑えられる可能性があります。自社の事業の安定性や長期的な人員計画を冷静に見極め、複数年単位での総コストをシミュレーションすることが、後悔しない選択の鍵となります。

オフィス増床を検討すべきタイミングと事前準備

この章では、増床のタイミングを見極め、後悔しないための事前準備について解説します。

2-1. 増床の検討を始めるべきサイン

以下のようなサインが見られたら、具体的な検討を始めるタイミングです。

• 物理的な窮屈さ: 会議室が常に満室、執務スペースが狭く感じる、収納スペースが足りない。
• 従業員からの不満: 「集中できない」「Web会議の場所がない」といった声が増えてきた。
• 採用計画: 今後1〜2年で大幅な人員増加を計画している。
• 組織変更: 新規事業部やプロジェクトチームの発足が決まった。
• 来客対応の課題: お客様を案内する適切なスペースがない。

現状オフィスの使用状況分析の方法

まずは現状を正確に把握することから始めましょう。

• 稼働率調査: 執務エリア、会議室、リフレッシュスペースなどが、1日を通してどの程度利用されているかを定点観測します。空いている時間帯やスペースがないかを確認します。
• 動線調査: 従業員がオフィス内でどのように移動しているかを観察します。コピー機の前に行列ができていないか、特定の部署間の移動に時間がかかりすぎていないかなどをチェックします。
• アンケート調査: 従業員に直接、現在のオフィス環境の満足度や課題、改善要望などをヒアリングします。数値化しにくい「働きやすさ」を可視化できます。

従業員一人あたりの必要スペース算出法

オフィス増床の面積を決める上で重要なのが、従業員一人あたりの面積です。一般的に、一人あたりに必要な面積は**2〜4坪（約6.6〜13.2㎡）**が目安とされています。

• 最低限の基準（2坪）: デスクワークが中心のミニマムな構成。
• 標準的な基準（3坪）: 執務スペースに加え、小規模なミーティングスペースや収納も確保できる広さ。
• ゆとりのある基準（4坪）: コミュニケーションエリアやリフレッシュスペースなども十分に確保でき、快適性が高い広さ。

ただし、これはあくまで目安です。大手デベロッパーの調査では、ハイブリッドワークの普及により、コラボレーションスペースを重視する傾向が強まっているというデータもあります。自社の働き方に合わせ、こうした外部の客観的なデータも参考にしながら最適な基準を設定することが重要です。

将来の人員計画とオフィス需要予測

増床は「今」のためだけに行うものではありません。3〜5年後を見据えた計画が不可欠です。

• 事業計画との連携: 中期経営計画や事業計画から、将来の従業員数を予測します。
• 採用計画の具体化: 部門ごとの採用計画をヒアリングし、いつ、何人増えるのかを具体的に落とし込みます。
• 働き方の変化を考慮: リモートワーク導入率の目標などを設定し、将来のオフィス出社率を予測します。これにより、過剰な投資を防ぐことができます。

予算設定と投資対効果の考え方

増床は大きな投資です。単なるコストとして捉えるのではなく、「投資対効果（ROI）」の視点で考えることが成功の鍵です。

• コストの洗い出し: 賃料だけでなく、仲介手数料、内装工事費、什器購入費、通信インフラ工事費、引越し費用、原状回復費用など、関連する全てのコストをリストアップします。
• 効果の可視化: 増床によって得られる効果（生産性向上、離職率低下、採用力強化など）を、可能な限り金額に換算して試算します。
• 複数シナリオの比較: 「増床移転」「分室増床」「フレキシブルオフィス活用」など、複数の選択肢でコストと効果を比較検討し、最も投資対効果の高い方法を選択します。

増床プロジェクトの進め方と成功のポイント

オフィス増床は、単なる「場所の確保」ではありません。企業の成長を加速させるための戦略的プロジェクトです。ここでは、プロジェクトを成功に導くための具体的な進め方と、押さえておくべき重要なポイントを解説します。

増床プロジェクトの標準的なタイムライン

思い立ってすぐに増床できるわけではありません。特に増床移転の場合は、6か月〜1年前からの準備が必要です。

• 【12か月〜6か月前】企画・要件定義フェーズ:
  • プロジェクトチームの発足
  • 現状分析と課題の洗い出し
  • 増床の目的とコンセプトの決定
  • 予算とスケジュールの策定
• 【6か月〜3か月前】物件選定・設計フェーズ:
  • 不動産会社への相談、物件探し
  • 物件の内覧と比較検討
  • 設計・デザイン会社の選定
  • レイアウトプランの策定と修正
• 【3か月〜1か月前】契約・工事フェーズ:
  • 賃貸借契約の締結
  • 内装工事、インフラ工事の発注・管理
  • 什器や備品の発注
  • 引越し業者の選定
• 【1か月前〜移転当日】移転準備・実行フェーズ:
  • 社内への告知、各種届出
  • 荷造り、移転作業
  • 旧オフィスの原状回復
• 【移転後】運用フェーズ:
  • 新オフィスの運用ルール策定
  • 効果測定と改善

関係者との合意形成の進め方

増床プロジェクトは、経営層から現場の従業員まで、多くの人が関わります。スムーズに進めるためには、丁寧な合意形成が不可欠です。

• 経営層: プロジェクトの目的、予算、投資対効果を明確に説明し、意思決定を仰ぎます。
• 各部門長: 各部門の業務内容や将来計画をヒアリングし、レイアウトや設備要件に反映させます。
• 従業員: プロジェクトの進捗を定期的に共有し、アンケートやワークショップを通じて意見を吸い上げることで、「自分たちのオフィス」という当事者意識を高めます。

オフィスデザインと業務効率の関係性

オフィスデザインは、見た目の美しさだけでなく、従業員の生産性や創造性に直接影響を与えます。

• ゾーニング: 集中して作業する「ソロワークゾーン」、活発な議論を促す「コラボレーションゾーン」、リラックスして交流する「リフレッシュゾーン」など、目的に応じて空間を明確に分けることが重要です。
• ABW（Activity Based Working）: 従業員がその時の業務内容に合わせて、最も効率の良い場所を自律的に選んで働くスタイル。これを導入することで、スペースの有効活用と生産性向上が期待できます。

コミュニケーション向上のためのレイアウト戦略

意図的に「出会い」や「会話」が生まれる仕掛けをレイアウトに組み込むことで、組織の活性化に繋がります。

• マグネットスペースの設置: コピー機やコーヒーメーカー、ライブラリーなど、人が自然と集まる「マグネットスペース」を意図的に配置し、偶発的なコミュニケーション（セレンディピティ）を誘発します。
• 動線の工夫: 部署間の壁を取り払ったり、あえて全部署の従業員が通る場所にリフレッシュスペースを設けたりすることで、部門を超えた交流を促進します。
• 多様なミーティングスペース: 1on1用の小さなブースから、アイデア出しに適した立ち話スペース、リラックスできるソファ席まで、目的に合わせた多様なミーティングスペースを用意します。

コスト削減と効率化を両立する増床戦略

増床にはコストがかかる、という事実は避けられません。しかし、工夫次第でそのコストを大幅に削減し、同時に業務効率を高めることも可能です。ここでは、賢く増床を実現するための戦略的アプローチをご紹介します。

従来型増床のコスト構造

まず、一般的な増床移転でどのようなコストが発生するのかを理解しておきましょう。

• 物件取得費: 敷金・保証金（賃料の6〜12か月分）、礼金、仲介手数料など。
• 内装工事費: 設計デザイン費、電気・空調・防災などの設備工事費、内装仕上げ工事費。坪単価10万〜50万円以上と、こだわるほど高額になります。
• 什器・備品購入費: デスク、椅子、キャビネット、PC、複合機など。
• インフラ整備費: 電話・インターネット回線の工事費。
• 引越し関連費: 引越し作業費、不用品の廃棄費用。
• 旧オフィスの原状回復費: 退去するオフィスの内装を、入居時の状態に戻すための工事費。

これらを合計すると、数百万円から数千万円規模の初期投資が必要になることも珍しくありません。

フレキシブルオフィス活用によるコスト削減効果

前述のコスト構造に対し、フレキシブルオフィスを活用した場合、多くの費用を削減できます。

• 初期投資の劇的な削減: 敷金・礼金が不要、または少額なケースが多く、内装工事も不要です。これにより、初期投資を数分の一から数十分の一にまで圧縮できる可能性があります。
• ランニングコストの明確化: 月額利用料に光熱費や通信費、清掃費などが含まれている「オールインクルーシブ」の料金体系が多く、コスト管理が容易になります。
• 設備投資の抑制: 会議室や複合機、オフィス家具が予め備え付けられているため、自社で高額な設備投資をする必要がありません。

ハイブリッドワークを前提としたオフィス設計

従業員がオフィスとリモートワークを組み合わせる「ハイブリッドワーク」は、もはや当たり前の働き方となりました。この変化を前提にオフィスを設計することで、無駄なスペースを削減できます。

• フリーアドレスの導入: 固定席を設けず、出社した従業員が自由に席を選ぶスタイル。これにより、在籍人数分の座席を用意する必要がなくなり、オフィス面積を最適化できます。
• ホテリングシステム: フリーアドレスをさらに進化させ、座席や会議室を事前に予約するシステム。これにより、出社率の変動に対応しやすくなり、スペースの利用効率を最大化できます。
• コミュニケーションハブとしてのオフィス: オフィスを「作業する場所」から「集まってコラボレーションする場所」へと再定義します。個人の集中作業は自宅で行い、オフィスではチームでの議論や対面でのコミュニケーションを活性化させるための設備を充実させます。

サテライトオフィス戦略の成功事例

本社機能の一部や特定のチームを、フレキシブルオフィスを活用したサテライトオフィスとして設置する戦略も有効です。

• 営業効率の向上: 主要な顧客が集まるエリアに営業拠点としてのサテライトオフィスを構えることで、移動時間を削減し、顧客対応のスピードを向上させることができます。
• 採用競争力の強化: 都心だけでなく、郊外のターミナル駅などにサテライトオフィスを設けることで、多様な人材にアプローチでき、採用競争力を高めます。
• 事業のトライアル拠点: 新規事業を立ち上げる際に、まずは小規模なサテライトオフィスでスタートし、事業の成長に合わせて柔軟に規模を拡大・縮小させるといった使い方が可能です。

失敗しない増床のためのチェックリストと最新トレンド

増床プロジェクトは、多くの時間とコストを要するだけに、絶対に失敗したくありません。最後に、計画を成功に導くための最終チェックリストと、知っておくべきオフィスの最新トレンドをご紹介します。

増床計画の重要チェックポイント

以下の項目を必ずチェックしましょう。

チェック	確認先	チェックする内容	補足
✔	経営層・プロジェクト責任者	目的は明確か？	なぜ増床するのか、増床によって何を達成したいのか、全関係者で共有できているか。
✔	経営層・企画部門	将来性は考慮されているか？	3〜5年後の人員計画や事業計画を反映した面積・レイアウトになっているか。
✔	人事・総務・各部門長	働き方に合っているか？	自社の業務内容やカルチャー、ハイブリッドワークの導入方針に合ったオフィス形態か。
✔	経営層・経理部門	予算は適切か？	自社の業務内容やカルチャー、ハイブリッドワークの導入方針に合ったオフィス形態か。
✔	総務・プロジェクト担当者	従業員の意見は反映されているか？	新しいオフィスで働く従業員の満足度を高める工夫がされているか。
✔	総務・設計会社	法規制はクリアしているか？	建築基準法や消防法など、関連法規を遵守した設計になっているか。
✔	経営層・総務部門	BCP対策は万全か？	災害時にも事業を継続できるような立地や設備が考慮されているか。

よくある失敗事例と回避策

この章ではよくある失敗

• 失敗例1「広すぎた・狭すぎた」: 将来計画の甘さや、働き方の変化を考慮しなかったために発生。
  • 背景：リモートワーク移行期の出社率予測を「週3日」と楽観視していたが、実際は「週1.5日」に留まり、座席が過剰に。逆に、急な事業拡大で人員が計画を上回り、1年で手狭になった、といった計画の甘さが原因です。
  • 回避策: 複数シナリオ（成長ケース、現状維持ケースなど）を想定し、柔軟に対応できるプランを選ぶ。フレキシブルオフィスの活用も有効。
• 失敗例2「コミュニケーションが減った」: デザイン性を優先するあまり、動線が悪化したり、部署が分断されたりして発生。
  • 背景：おしゃれなデザインを優先し、部署ごとにエリアをきっちり分けた結果、部門間の物理的・心理的な壁が生まれてしまった。また、フリーアドレスにしたもののチームの座席エリアが遠すぎて一体感が失われた、というケースも散見されます。
  • 回避策: 設計段階で従業員の動線をシミュレーションし、意図的に交流が生まれる「マグネットスペース」を計画的に配置する。
• 失敗例3「隠れコストで予算オーバー」: 原状回復費用やインフラ工事費の見積もりが甘く発生。
  • 背景：物件の賃料と内装工事費だけで予算を組んでしまい、後から高額な原状回復費用や、特殊な通信インフラの敷設費用が発覚し、大幅に予算を超えてしまった、というケースです。
  • 回避策: 専門家（不動産会社や設計会社）に相談し、初期段階で詳細な見積もりを取得する。予備費を確保しておくことも重要。

コロナ後のオフィス戦略における新たなトレンド

• ウェルビーイング: 従業員の身体的・精神的な健康を重視する考え方。自然光を取り入れた設計、観葉植物の配置、質の良い椅子など、心身ともに健康でいられる環境づくりがトレンドです。
• サステナビリティ: 環境に配慮したオフィスづくりも重要視されています。省エネ性能の高いビルを選んだり、リサイクル可能な素材を内装に利用したりする企業が増えています。
• DX（デジタルトランスフォーメーション）の活用: 入退室管理システム、会議室の予約システム、センサーによる利用状況の可視化など、テクノロジーを活用してオフィスの利便性と効率性を高める動きが加速しています。

フレキシブルオフィスの選び方と契約のポイント

新しい選択肢としてフレキシブルオフィスを検討する際は、以下の点に注意しましょう。

• 立地とアクセス: 従業員の通勤のしやすさや、主要な取引先へのアクセスは重要です。
• コミュニティとサービス: 他の入居企業との交流イベントや、ビジネス支援サービスの有無も確認しましょう。新たなビジネスチャンスに繋がる可能性があります。
• セキュリティ: 24時間の入退室管理、個室の施錠、監視カメラの設置など、セキュリティレベルを確認します。
• 契約内容の確認: 契約期間、更新条件、解約通知のタイミング、追加料金が発生するサービスの範囲などを、契約前に詳細に確認することが不可欠です。

まとめ

オフィス増床は、単にスペースを広げるだけでなく、働き方を見直し、組織を成長させる絶好の機会です。従来の方法に加え、フレキシブルオフィスという新たな選択肢を視野に入れることで、コスト効率と戦略的柔軟性を両立した、未来志向のオフィス戦略を実現できます。この記事が、あなたの最適な一歩に繋がれば幸いです。