レンタルオフィスの勘定科目は？費用の仕訳を契約形態・内訳別に徹底解説

レンタルオフィスの請求書を見て、「この費用、どの勘定科目にすればいいんだろう？」と迷った経験はありませんか？近年、働き方の多様化で利用者も増えていますが、その会計処理は意外と知られていません。この記事では、経理初心者や個人事業主の方にも分かりやすく、税務上も適切な会計処理の方法を、具体例を交えながら詳しく解説します。

結論！レンタルオフィスの勘定科目は「地代家賃」または「賃借料」

レンタルオフィスの月額利用料は、「地代家賃」または「賃借料」の勘定科目で処理するのが一般的です。どちらを使用しても会計上・税務上の問題はありません。

あなたも「どちらがより正しいのだろう？」と悩んだことがあるかもしれませんね。ここで重要なのは、一度使用する勘定科目を決めたら、みだりに変更せず継続して使用することです。これは会計の「継続性の原則」^※1と呼ばれ、企業の財務状況を比較可能に保つための大切なルールです。

本記事では、より一般的に使われる「地代家賃」を例に解説を進めますが、もしあなたの会社で「賃借料」を使っている場合は、そのまま「賃借料」で処理しても問題ありませんので、ご安心ください。

【仕訳例】月額利用料55,000円を普通預金から支払った場合

借方	貸方
地代家賃 55,000円	普通預金 55,000円
(※貴社で「賃借料」を使用している場合は、「地代家賃」を「賃借料」に読み替えてください)

【補足】「地代家賃」と「賃借料」はどう違う？

「この二つ、どう使い分けるの？」という疑問もよくお聞きします。 厳密に言えば、「地代家賃」は土地や建物（不動産）の賃料に使われることが多く、「賃借料」はコピー機や車両など、それ以外の物品（動産）のレンタル料として使われることがあります。

しかし、会計の実務現場では、レンタルオフィスのようなサービスの対価を「賃借料」で処理する企業も多く見られます。どちらの勘定科目を使っても、税務署などの外部の利害関係者がその費用内容を誤解する可能性は低いでしょう。大切なのは、社内でルールを統一し、継続することです。

【注意】契約形態で勘定科目が変わるケース

レンタルオフィスの契約は多様化しており、契約内容によっては「地代家賃」や「賃借料」以外の勘定科目が適切な場合があります。ここでは、よくある3つのケースを見ていきましょう。

コワーキングスペース：サービスの対価として「支払手数料」

コワーキングスペースの契約は、単に場所を借りるというより、Wi-Fi環境やフリードリンク、コミュニティへの参加といった「サービス」を受ける側面が強い場合があります。このような場合、「支払手数料」の勘定科目を使うのがより実態に合っていると言えます。

もちろん、個室ブースを月極で契約しているなど、場所の占有性が高い場合は「地代家賃」として処理することも考えられます。契約内容をよく確認し、サービス利用の側面が強いと感じたら「支払手数料」を検討してみましょう。

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バーチャルオフィス：住所利用サービスとして「支払手数料」

物理的なスペースを借りず、事業用の住所や電話番号だけを利用するバーチャルオフィス。この場合の利用料は、場所の賃料とは性質が異なるため、「支払手数料」で処理するのが一般的です。事務所を借りているわけではないので、「地代家賃」や「賃借料」は使いません。

法人登記や郵便物の受取拠点として、fabbitのバーチャルオフィスも多くの方にご利用いただいています。

一時利用（ドロップイン）：会議や打ち合わせなら「会議費」

月額契約ではなく、時間単位で一時的にスペースを利用（ドロップイン）し、その目的が社内ミーティングや顧客との打ち合わせであった場合、その費用は「会議費」として処理するのが適切です。

【仕訳例】打ち合わせでスペースを2時間利用し、3,300円を現金で支払った場合

借方	貸方
会議費 3,300円	現金 3,300円

初期費用（入会金・保証金）の会計処理はどうする？

契約時に支払う初期費用も、その性質によって会計処理が異なります。特に「返還されるかどうか」が重要なポイントです。

入会金・事務手数料：返還されない費用は「支払手数料」

契約時に支払う入会金や事務手数料は、基本的に返還されない費用です。これらはサービスを受けるための対価と考えられるため、「支払手数料」や「諸会費」といった勘定科目で費用計上します。

【仕訳例】入会金22,000円を普通預金から支払った場合

借方	貸方
支払手数料 22,000円	普通預金 22,000円

保証金・敷金：返還される費用は「差入保証金」

「え、費用じゃないの？」と驚かれるかもしれませんが、ここが重要なポイントです。保証金は、あくまで「退去時に返してもらうことを前提に、一時的に預けているお金」です。支払った時点で消えてなくなる費用とは違い、『将来お金を返してもらう権利』そのものを買った、とイメージしてみてください。会計上、このような『権利』は会社の財産（資産）として扱われるため、費用ではなく資産として計上するのです。

【仕訳例】保証金100,000円を普通預金から支払った場合

借方	貸方
差入保証金 100,000円	普通預金 100,000円

そして、退去時に保証金から原状回復費用20,000円が差し引かれ、残りの80,000円が返還された場合は、以下のように処理します。

借方	貸方
普通預金 80,000円	差入保証金 100,000円
修繕費 20,000円

このように、資産として計上していた「差入保証金」を取り崩し、実際に費用として確定した分を「修繕費」などで計上します。

【請求書の内訳別】勘定科目一覧でスッキリ解決

実際の請求書には、基本料金以外にも様々な項目が記載されていますよね。ここでは、よくある項目ごとに推奨される勘定科目と仕訳例を一覧でご紹介します。この一覧を参考にすれば、仕訳に迷いにくくなります。

請求項目	推奨される勘定科目	概要
月額基本料	地代家賃、賃借料	オフィスの基本的な利用料。
共益費	地代家賃、賃借料	基本料に含めて処理することが多い。
会議室利用料	会議費	社内外の打ち合わせで利用した場合。
複合機利用料	消耗品費、事務用品費	コピーやプリントアウトにかかる費用。
電話・ネット代	通信費	専用回線や電話転送サービスの利用料。
郵便物転送サービス	通信費、支払手数料	郵便物を受け取り、指定場所に転送するサービス料。
法人登記オプション	支払手数料	住所を法人登記に利用するためのオプション料。
清掃費	衛生費、雑費	専用スペースの清掃にかかる費用。

abbitでは、打ち合わせに最適な貸会議室もご用意しています。急な来客時にも安心です。

このように、レンタルオフィスの請求書には様々な項目が含まれます。 fabbitのレンタルオフィスなら、ビジネスに必要なサービスが揃っており、月々の経費管理も明確です。 事業の拠点として、ぜひご検討ください。

まとめ

レンタルオフィスの勘定科目は「地代家賃」か「賃借料」が基本ですが、契約形態により「支払手数料」なども使います。大切なのは、自社の契約内容を理解し、継続して同じ科目で処理することです。この記事が、あなたの会計業務の一助となれば幸いです。会計処理の不安を解消し、本業に集中できる環境を手に入れましょう。